密閉・密集・密接を避けて「社員総会・理事会」を開催する方法について

 新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、NPO法人のみなさまの、社員総会や理事会の開催が困難になっている場合についてお知らせいたします。貴法人の定款を確認しながら、次の項目をご覧ください。

 

 また、内閣府からのお知らせも併せてご覧ください。

->新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q&A(内閣府)

 

1 社員総会や理事会の開催を省略したい

 社員総会の開催を省略することはできません。【NPO法第14条の2】

 また、定款において「社員総会に付議すべき事項」を理事会議決として規定している法人は、社員総会の前に理事会での議決も必要です。

 なお、みなし総会を利用することで、総会の決議を省略することができます。詳しくは、「5 みなし総会を利用して、総会の決議を省略したい」をご覧ください。

 

2 なるべく人を集めずに社員総会や理事会を開催したい

 定款の社員総会と理事会の(表決権等)の条項において、「表決の委任」を定めているのであれば、この方法で表決した方は、実際に出席しなくとも、会議の出席者数に含めることができます。

 また、「オンライン会議システム」による社員総会や理事会を実施する法人については、実際には一人も対面せずに会議を開催することができます。

 いずれの場合も、手続方法を定款に規定することも御検討ください。

 

3 「書面による表決」・「電磁的方法による表決」・「表決の委任」の規定を利用したい

 いずれの表決方法の場合も、議事録作成のために議長1人と議事録署名人に必要な人数(定款に定めている人数)は実際に参集するようにしてください。この場合、くれぐれも感染防止対策に配慮ください。

 「書面による表決」は、会議資料に「書面表決票」などの任意で作成した様式で参加者が意思表明できる書面を同封し、各議題への賛否を記入していただいて返送してもらいます。

 「電磁的方法による表決」は、会議資料を送付した上で、「電子メール」など紙媒体で出力することが可能なものにより各議題への賛否を表決してもらいます。そのため、SNSなどによる通信は使用できません。また、ファックスは「書面による表決」の扱いとなります。

 「表決の委任」は、会議資料に「表決委任状」など任意の様式を同封し、会議に出席する他の者を代理人として表決を委任することを記入していただいて返送してもらいます。議長に委任してもらうことが一般的です。

 いずれの場合も、議事録の出席者数には、内訳で表決方法別の人数を記載し、全体の出席者数に含めてください。

(例)社員総数○名のうち出席者○名(うち書面表決者○名、表決委任者○名)

 

4 「オンライン会議システム」を利用して会議を開催したい

 オンライン会議システムにより会議を開催する場合、議事説明者だけでなく、出席者が発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。

 また、議事録の開催場所の項目には「オンライン会議システムによる開催」など、その旨が分かるように記載してください。また、議事録の出席者数には、内訳でオンライン会議システムによる出席者数を記載してください。

 

5 みなし総会を利用して、総会の決議を省略したい

 「理事又は社員が総会の目的である事項について提案した場合において、社員の全員が書面又は電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、当該提案を可決する旨の総会の決議があったものとみなす【NPO法第14条の9】」ことができます。

 なお、手続方法を定款に規定することも御検討ください。

 同意の意思表示については、「3 『書面による表決』・『電磁的方法による表決』・『表決の委任』の規定を利用したい」の「書面による表決」「電磁的方法による表決」をご参考ください。

 なお、決議の省略をした場合にも議事録を作成する必要があります。詳しくは、定款「議事録」の項をご確認ください。

 

6 「それでも開催が困難なので、社員総会を延期したい」「コロナウイルスの影響で事業報告書の提出が遅延する」

  次の県若しくは市町の担当者又はとくしま県民活動プラザまでご相談ください。

・下記以外の市町村:徳島県未来創生政策課 共助社会推進担当(県庁4階)Tel.088-621-2023

・阿南市:徳島県南部総合県民局地域創生部<阿南庁舎>Tel.0884-24-4173

・海部郡(牟岐町、美波町、海陽町):徳島県南部総合県民局地域創生部<美波庁舎>Tel.0884-74-7314

・美馬郡(つるぎ町):徳島県西部総合県民局地域創生部<美馬庁舎>Tel.0883-53-2032

・三好市、三好郡(東みよし町):徳島県西部総合県民局地域創生部<三好庁舎>Tel.0883-76-0372

・美馬市(県から権限移譲済み):美馬市市民環境部ふるさと振興課Tel.0883-52-8009

・那賀町(県から権限移譲済み) 那賀町にぎわい推進課Tel.0884-62-1198